Linked in
Sportevenement? Creëer sfeer

Beleving is het toverwoord voor het slagen van een evenement! De evenementenkalender puilt uit, er is keuze te over. Met een eenvoudig programma ben je, als organisator, er niet meer. Deelnemers, publiek en sponsoren willen iets unieks en nevenactiviteiten die kloppen. Een side-event is bijna een must. Het maakt niet uit of dit voor een topsportevenement is of voor een jeugdactiviteit op de lokale tennisclub.

BrabantSport sprak, een paar dagen na de succesvolle 57e editie, met Cees van Loon, voorzitter van de Internationale Loket.nl Warandeloop in Tilburg. Wat is het succes van dit atletiekevent? “Het kernsucces is dat we een sportieve dag bieden met plezier en ontspanning voor topatleten, talenten, maar ook breedtesporters van jong tot oud. We zijn goed in het bouwen van sfeer,” vertelt de voorzitter. “Deelnemers, toeschouwers en partners voelen zich thuis bij ons. Daarnaast willen we progressie blijven boeken, op alle terreinen.”

Verbindingen
Tijdens het evenement zijn zo’n 250 vrijwilligers actief, maar de harde kern is al maanden in de weer om de hardloopcross voor 5.000 deelnemers en 12.500 toeschouwers tot een succes te maken. Er wordt veel tijd en energie gestoken in het aangaan van verbindingen. “Dit jaar is de samenwerking met de gemeente Tilburg voor het project JOGG, Jongeren Op Gewicht, geïntensiveerd. Via de combinatiefunctionarissen werden de contacten met de scholen uitgebreid. Studenten van het ROC Sport en Bewegen gaven in aanloop naar het evenement hardlooptrainingen op maar liefst 34 Tilburgse basisscholen. Uiteindelijk deden op zaterdag zevenhonderd kinderen mee aan de Nationale Jeugd Crossdag.” Echt onderscheidend was de samenwerking met Tilburg City Marketing. Dit resulteerde in spectaculaire acts van de Tilburg CowBoys, de lokale kunstenaars, tijdens de spraakmakende Warande by Night. Een fun run met glow-in-the-dark effecten en een spetterend feest na afloop.

Warande by night

Bedrijfsleven
De verbinding met de stad wordt onder andere gezocht via de business run. Afgelopen editie was goed voor 215 teams van zo’n 60 bedrijven. “Een team van vrijwilligers onderhoudt de contacten met de bedrijven die het belangrijk vinden dat hun medewerkers bewegen en aan hun gezondheid werken. Deze bedrijven vormen een vijver van potentiële sponsoren,” vertelt Cees. Op de site zijn geen sponsorpakketten te vinden. Alle afspraken worden afzonderlijk gemaakt. Het ene bedrijf levert een dienst, bijvoorbeeld de goodies voor de kinderen, de aggregaten of de speeltoestellen in het feestpaleis. Andere bedrijven betalen wel een sponsorbijdrage. “Ik ga zelf naar de prospects. Luister naar hun verhaal, wat is de strategie van het bedrijf, hoe kunnen wij daaraan bijdragen. Daarna maken we een voorstel.” Op advies van de bedrijven organiseert Cees geen netwerkevent. “Onze sponsoren komen voor de sfeervolle ambiance.”

2016
Volgend jaar focust de Warandeloop zich nog meer op de jeugd. “Daarnaast zetten we ons extra in voor g-sporters en willen we investeren in side-events als Business meets Sports.” Ook staat een sponsorcommissie met vertegenwoordigers uit kleine en middelgrote ondernemingen op het verlanglijstje.

Tips van Cees van Loon

Wat opvalt aan het verhaal van de voorzitter is dat alle geledingen in de watten worden gelegd. De (inter)nationale pers, radio & tv krijgen net zo veel aandacht als de sponsoren, de vrijwilligers en de deelnemers. “Iedereen wil graag meedoen,” spreekt Cees gastvrij uit. “En dat leidt tot prachtige mond-tot-mondreclame.” De eerste sponsorafspraken staan inmiddels weer in de agenda. Op naar de 58e editie!

Tot slot nog een aantal tips:

  • Ben heel zuinig op wat je hebt; sponsoren, pers, deelnemers, vrijwilligers et cetera
  • Zorg dat de organisatie staat als een huis
  • Creëer sfeer; ga voortdurend na hoe de sfeer verhoogd kan worden
  • Wil je je economische spin-off vergroten, bekijk dan het stappenplan. 

 

 Meer informatie: www.warandeloop.nl